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出来るビジネスマンは退職時に引き継ぎマニュアルを作成する

      2016/10/30

出来るビジネスマンは退職時に引き継ぎマニュアルを作成する

退職が決まったら、後任者への引き継ぎをするのがビジネスマンとしてのマナーですよね。

マニュアルを作成して引き継ぐのは会社や後任者のためだけでなく、自分のためでもあるんです。

引き継ぎマニュアル作成のポイントや時間がない場合の対処法をまとめました。

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退職の引き継ぎやマニュアルを作成するのは後任者と自分のため

退職や異動後も何か問題や不明点があるたびに後任者から電話で問い合わせをされたり、ときには呼び出されて仕事処理に当たるよう求められたりする場合があるかもしれません。
完璧な仕事の引き継ぎのポイントを押さえておくというのは、人のためでなく、自分のためでもあるというのを、肝に銘じておいてくださいね。
前任者であるあなたの引き継ぎを成功させるためには、引き継ぎのスケジュール管理も大切となってきます。
退職や異動日のギリギリに引き継ぎをするのではなく、スケジュールに余裕をもって引き継ぎを行いましょう。
そして引き継ぎを行う前に、引き継ぎ資料を作成しておき、作成した引継ぎ資料のマニュアルを見ながら引き継ぎを丁寧に行ってください。
引用元-分かりやすい仕事の引継ぎ資料の作り方 | ビジネススキルのことならキャリアパーク

その業務・作業にかかわる担当者がいれば、相談する事ができます。
後任者が 1人で結論を出さざるを得ない状態を回避する事ができるのです。
そのことからも、業務・作業の関係者は、新しい担当である後任者には必ず伝える必要があります。
前任者であるあなたの目線ではなく、何も知らない後任者の目線になりましょう。
引用元-分かりやすい仕事の引継ぎ資料の作り方 | ビジネススキルのことならキャリアパーク

退職が決まったら引き継ぎスケジュールを組みマニュアルを用意しよう

実際に仕事してみないとわからないことも少なくありません。
そこで、少なくとも1週間は後任者と一緒に仕事する機会をつくれるよう、上司と相談しましょう。
引用元-業務引継書の書き方と完璧な残務整理術 【転職のノウハウ】 All About

ポイントは、退職日より少なくとも3日ほど前にすべての残務整理、業務引き継ぎが完了するよう組むことです。
3日もあれば、突発的なトラブルなどで計画に狂いが出ても調整することが可能だからです。
引用元-業務引継書の書き方と完璧な残務整理術 【転職のノウハウ】 All About

ただ、業務を引き継ぐ後任者はたいていの場合、同僚のうちの誰かになります。
横すべりで新しい業務に就くことは少なく、とりあえずはいまの仕事を担いながら、それにプラスした仕事として業務を引き継いでいくことになります。
したがって、引き継ぎでは、後任となる人の時間的な都合も考慮して、進めていかなければなりません。
1週間べったりというわけにいかない場合は、早め早めにお互いの仕事のスケジュールを調整して、時間の都合をつけてもらうことが必要です。
引用元-業務引継書の書き方と完璧な残務整理術 【転職のノウハウ】 All About

退職の引き継ぎマニュアルを作成する時間がない場合のポイント

業務マニュアルや資料が既に整っている場合はそれを説明するだけで済みますが、業務が俗人化しており頭の中で把握しているだけの場合は新たに資料を作らなければなりません。
ただ、きちんとしたマニュアルを作っている暇はない、と言いますかそこまでやりたくないのが実情ですので、どのようなことをすれば良いかの作業手順を箇条書きレベルで書くようにしましょう。
引用元-退職する場合の引継ぎのやり方 | 転職!

口頭で引き継ぐ際に重要なのは、担当していたクライアントや案件の位置づけ、企業にとっての優先順位といった部分です。
特に進行中の案件の場合は進捗具合を確認し、次にやらなくてはならない業務の説明が必要です。
また、過去に起きたクライアントとのトラブルや問題などについてはできる限り洗い出して引き継ぐことも今後のトラブル回避のために重要です。
どうしても引き継ぎに時間が取れない場合は、最優先案件やトラブルといった重要項目から引き継ぐように順位をつけておきましょう。
引用元-退職を決めた営業マンが引き継ぎを円滑に進めていくポイント|U-NOTE 【ユーノート】

退職の引き継ぎマニュアル作成のポイントは?

職務内容によって引継ぐべき中身も異なりますので一概には言えませんが、一般的に、引継ぎ相手に必要な最低限の情報は、作業項目・作業手順と作業時間・スケジュールです。

作業項目を洗いだす

自分の行ってきたワーク(作業、課題等)について箇条書きで列記します。
次に、それぞれのワークについて、全体に占める比重を示し、優先度(重要度)をA、B、C等のランク付けします。
これによって、仕事の全体像を伝えることができますし、どんな仕事にどの程度のエネルギーが必要なのかもわかります。

業務のワークフロー図を作る

ひとつのワークについて、始まりから終わりまでどのような作業工程があるのかをまとめ、さらに、それぞれの作業工程について、どの程度の時間が必要なのか概算し、ワークフローとして図示します。

スケジュール表を作成する

いつからいつまで、どんなワークに携わったのか、月間・年間の仕事スケジュールを作成します。
引継ぎ相手の一番の不安は、「期限までに、やるべきことができない」ことですから、全体のスケジュール像が見えると安心できます。
引用元-効率的に引継書類を作成する!退職時の引き継ぎのコツ | nanapi 【ナナピ】

マニュアル以外にも退職の引き継ぎで注意したいポイント

注意したいのは取引先の名刺ファイルの扱いです。
「自分がもらった名刺」と思うのは間違い。
もらったのは担当者であり、名刺は会社のもの。
担当業務の取引先を網羅するようなファイルとなれば、これはもう“社外秘”とも言える情報。
引継ぎ時に上司に渡します。
「その前にコピーを」などというのもタブー。
あいさつ状の送付用に、お世話になった方の連絡先のみを控える程度にしましょう。
引用元-3.スムーズな引継ぎに必要なものは? / 転職成功マルわかりガイド

退職日までに担当プロジェクトが終わりそうもない……。
そんな予測がついたら、転職先への至急連絡が大切。事情を説明し、入社日が変わる可能性を伝えます。
その際、自分勝手に新しい期日を言うのは避けてください。
再度、職場や関係者と調整を図ったうえで、確実な入社日を割り出してから改めて連絡するのが鉄則。
入社日の延期交渉は1回のみ。2回目は内定取消の覚悟も必要です。
引用元-3.スムーズな引継ぎに必要なものは? / 転職成功マルわかりガイド

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