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オスカープレス

もう悩まない!ビジネスメールの苦手を克服する方法

      2016/12/25

もう悩まない!ビジネスメールの苦手を克服する方法

慣れていないと、ビジネスメールをなんて書いて良いかわからずに苦手と感じてしまう方も多いようです。

まずタイトルの時点で悩んでしまいますよね・・・。

そんな苦手を克服する為にはどうすれば良いのでしょうか?

ビジネスメールの苦手を克服する方法を調べてみました。

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ビジネスメールが苦手な人は、こんなことを意識して苦手克服!

確実に伝えるためには、わかりやすい短い文がおすすめ。

具体的にはひとつの文は30文字以内

短文にすれば、

主語と述語のねじれ
意味の詰め込みすぎ

が、防げます。

長いメールや文章を短くするコツはこの3つを心がけるとで改善できます。

1.かたい表現を言い換える

・第3会議室において → 第3会議室で
・13時より14時まで → 13時~14時

2.なくても意味が通じる言葉を削る

・打ち合せの日時等について → 打ち合せの日時について
・プレゼンというものは → プレゼンは

3.文をつなげることばを削って2文に分ける

・「~が」「~で」「~(し)て」などの接続詞が文を分ける目じるし。

ほら、メールってコミュニケーションの手段。
意志の伝達です。

なので文学的な表現はいらないです。
倒置法や比喩を多用する必要はどこにもありません。

感動は求められていません。

むしろ混乱を招きます。

意識されたし!

引用元-ビジネスメールの書き方!例文じゃわからない注意したい6のポイント | 猫の手も借りたい

結論は先に書く

情報を迅速・正確に伝えるために、結論は先に書く。

コレが大切です。

例えば、

「むかしむかし、あるところにおじいさんと・・・」
といった物語風の書き出しでは用件がわからなくなります。

なので、
「かぐや姫は月に帰りました」
「桃太郎は幸せに暮らしました」
「シンデレラは幸せになりました」

と初めに結論をシャープに書くのが大事です。

引用元-ビジネスメールの書き方!例文じゃわからない注意したい6のポイント | 猫の手も借りたい

克服の第一歩!ビジネスメールが苦手な人は二大間違い敬語に注意

二大間違い敬語
「ウチソト逆転」&「ら抜き言葉」の言い換え

ビジネスシーンで多くの人が間違えやすいのは、社外の人に対し、自社の上司を高めてしまう「ウチソト逆転敬語」。具体的には、社外宛のメールに「上司から伺っております」「課長にお伝えします」といったような自社の上司を高める言い方をしてしまうことだ。
「『ウチソト逆転敬語』は、『間違えているかも』と思ったら、自分の書いている敬語が誰を敬っているのか意識すると正しく使えるようになります。社外の人へのメールでは、高めるのは常に社外の人。社内の人は、自分より上の立場であっても高めません」
言い方に悩んだら、下記の【コピペ】部分の例文を使ってしまおう!

【事例1】「●●部長から伺っております」はNG!

【コピペ】 部長の●●から聞いております
【事例2】「●●課長にお伝えします」はNG!

【コピペ】 課長の●●に申し伝えます
【事例3】「●●主任からいただいております」はNG!

【コピペ】 主任の●●から受け取りました
また、「ら抜き言葉」も最近よく見られる間違い敬語の一つだと山岸さんは語る。
「『見れますか』『出れますか』などの『ら抜き言葉』には、『ら』を入れれば正しい日本語にはなります。ですが、大人の女性としてはさらにスマートな言い回しを覚えたいところですね」

【事例4】「資料を見れましたか?」はNG!

【コピペ】 資料をご覧いただけましたか?
【事例5】「今度の会議に出れますか?」はNG!
【コピペ】 今度の会議は出席なさいますか?
引用元-ビジネスメールが苦手な女子に捧ぐ! コピペで使えるメール敬語の用例集 – Woman type 【ウーマンタイプ】

メールのレスが早い人は仕事ができると思われる!

メールのレスが早い

メールのレスの速さと仕事能力は、ほぼ比例します。忙しいと遅くなるのではという気がしますが、逆です。むしろ、早いのです。

早い人は、内容も洗練されています。まず結論があり、次に理由、誰が何のアクションをいつやるのかといった5W1Hが2〜3行で書かれているのがよくあるパターン。過剰な装飾、あいまい表現がなく、わかりやすいのです。わからないことであっても、「わからない」と返ってきます。で、「ごめん、ムリ」なのか、「調べるから待ってろ」なのか、「別のソースに当たれ」等を示してくれます。頭の回転が早く、コミュニケーション力があるという証拠でもありますね。

なお、レスの早い人は、海を越えても早いです。時差もおかまいなしです。こういう人の特徴で「スマホで返してくる」ケースがありますが、タイポがちらほらあったりします(変換手順がない英文メールに多い)が、意味がわかれば十分です。正確なメールが2日後に返ってくるより、打てば響くように返ってくるタイポ混じりのレスのほうが100倍いいです。
引用元-「あ、この人、仕事できるんだろうな」って思う9つの瞬間-Six Apart ブログ|オウンドメディア運営者のための実践的情報とコミュニティ

メールが苦手な人は、作成後に声に出して読んで克服!

これは文章を推敲する際に絶対にやった方がいいと思っていることですが、声に出して読んだとして、違和感がないかを確かめましょう。
必ずしも実際に声を出せという意味ではないですが、迷ったときはぜひ音読をおすすめします。

ちなみに、

・タスク管理できてますか?
・タスク管理できてますか?
・タスク管理できてますか?
・タスク管理できてますか?
・タスク管理できてますか?

は聞いていることがほとんど同じなのに、微妙な言葉づかいの変化で読み手の印象がだいぶ変わりますよね。
どの表現が一番わかりやすいかを考える際には、まずは自分が違和感のない表現を見つけることがスタートです。

また、次の文章を声に出して読もうとすると、おそらく一度まごつくかと思います。

例:スマホの方もPCの方も、左上の方にアイコンが表示されます。

どれが“ほう”でどれが“かた”と読むのか難しい。書いているときは気軽に変換してしまいがちで、字面もパッと見間違ってはいないのですが、はじめてこれを読む相手にとってはわかりにくいです。

“スマホもPCも、左上にアイコンが表示されます。”であればわかりやすいでしょう。このように、声に出して読むというのは優秀な校正ツールでもあるのです。
引用元-文章を書くのが苦手な人もわかりやすい文章を書ける10のポイント | 【Webライター・編集者】最初の一歩

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